Dentro de la política de simplificación de los procedimientos que el Gobierno regional desarrolla activamente con el objetivo de mejorar y ser más eficaces en la prestación de los servicios públicos, destaca el sistema común puesto en marcha para toda la Administración de la Comunidad, llamado SUFO, que permite el intercambio de datos, certificados y documentos por medios electrónicos con las demás administraciones públicas, sin que ciudadanos y empresas tengan que preocuparse por recabar y aportar dicha información.
Facilitar a los ciudadanos la realización de gestiones con la Junta es el objetivo que persigue el Gobierno autonómico con su política de simplificación de los procedimientos administrativos. Una política activa que se manifiesta en numerosas iniciativas que afectan directamente a los castellanos y leoneses y que consigue mejorar y ser más eficaces en la prestación de los servicios públicos. Una de estas líneas de trabajo consiste en la supresión de la documentación que los ciudadanos tienen que aportar cuando hay que justificar ciertos requisitos a la hora de acceder a ayudas, autorizaciones o cualquier otro trámite administrativo. Para ello, la Consejería de la Presidencia ha desarrollado una plataforma, denominada SUFO, que, a través de acuerdos, permite el intercambio de datos y documentos con otras administraciones. En la actualidad ya son 37 los documentos, como son el DNI o el título de familia numerosa, que la Junta puede intercambiar con otras administraciones, evitando así que el ciudadano los tenga que aportar.
A partir de 2008, mediante este sistema, se llevan intermediados casi siete millones y medio de documentos, es decir, esa cantidad de papeles no la han tenido que presentar a la Administración los ciudadanos y las empresas. De entre ellos destacan los más de tres millones y medio de documentos nacionales de identidad que no se han tenido que aportar por los ciudadanos -la Junta de Castilla y León los ha consultado directamente con la Policía Nacional- o los casi dos millones y medio de certificados de empadronamiento -consultados directamente por la Administración autonómica con el Instituto Nacional de Estadística (INE)-.
Gracias a este sistema de intercambio electrónico de documentación se ha eliminado la carga administrativa que supone la obligación de tener que presentar fotocopias del DNI, certificados de empadronamiento, desempleo, información tributaria, títulos universitarios, catastro, seguridad social, desempleo, así como los certificados de discapacidad o la acreditación de familia numerosa, entre otros.
De los 37 documentos que se intercambian con otras administraciones, en 22 casos el intercambio se gestiona a través de una plataforma autonómica, denominada SUFO. Este proyecto ha permitido eliminar la obligación de presentar documentos a la Administración en un gran volumen de procedimientos administrativos, con un incremento anual constante -en el año 2017 se han dejado de solicitar 888.346 documentos-.
La consecuencia directa de esta medida de simplificación es la reducción para el ciudadano, en tiempo y en coste, en las gestiones administrativas. El ahorro total generado supera los 44 millones de euros como resultado de los desplazamientos y gestiones que se han evitado y que tendrían que haber realizado si no se accediera a todos esos documentos por medios electrónicos.
Cerca de 3.000 empleados públicos de la Administración autonómica utilizan el sistema SUFO para la tramitación de expedientes que requieren dichos documentos. Con esta medida, además, en el ámbito interno, se incrementa la agilidad administrativa y se aumenta el grado de automatización de los procedimientos.
Recientemente se ha puesto en marcha un nuevo servicio dentro del sistema SUFO, gracias a la intermediación con el Consejo General del Notariado: la consulta de poderes notariales. Muchos trámites ante nuestra Administración requieren la presentación de escrituras de apoderamiento o identificar a los administradores de una sociedad. Con los servicios que se han implantado se puede descargar la copia simple de una escritura de estas características si el interesado aporta el Código Seguro de Verificación (CSV) que consta en la misma, se puede consultar también la subsistencia de un poder notarial, el estado de nombramiento de los administradores en una sociedad y la notaría donde se ha llevado al efecto.
Tanto las empresas como cualquier otra persona jurídica tendrán la posibilidad de dejar de aportar estos documentos en los trámites que se gestionen con la Administración autonómica, facilitando, aún más, las relaciones con la Junta, al mismo tiempo que se genera un ahorro a ciudadanos y empresas reduciendo los costes de tramitación, ya que se evitan los gastos de desplazamiento y el tiempo empleado y, a la vez, se consiguen disminuir también los plazos en la resolución de los procedimientos.
Por tanto, con estos cuatro nuevos servicios que ha incorporado SUFO, son 26 los documentos que los ciudadanos ya no están obligados a aportar. Pero esta plataforma no es la única de intermediación de datos/documentos. Junto con otros sistemas, acordados entre administraciones, son 37 los documentos que la Junta no tiene necesidad de solicitar al ciudadano para ningún procedimiento. Las consecuencias directas son una mayor eficacia y eficiencia en la actividad administrativa.