Adjudicada la digitalización de las historias clínicas del Complejo Asistencial de Soria

La Consejería de Sanidad, a través de la Gerencia de Asistencia Sanitaria de Soria, ha adjudicado a la empresa Severiano Servicio Móvil, S.A. el servicio de digitalización e indexación de las historias clínicas del archivo activo del Complejo Asistencial de Soria, por un importe total de 675.180 euros (IVA incluido).

La documentación clínica objeto de digitalización está formada por las historias clínicas activas correspondientes a aquellos pacientes cuyo dossier se encuentra en uno de los archivos activos del hospital y de los pacientes que vayan a acudir próximamente a alguna asistencia programada. Los criterios para la selección de documentos a digitalizar se realizarán teniendo en cuenta el Decreto 101/2005 de 22 de diciembre, por el que se regula la historia clínica en el ámbito de Castilla y León.

La fase de digitalización comprenderá la realización de las siguientes tareas: expurgo de la documentación; indexación según los criterios de consenso; digitalización de los documentos siguiendo la normativa vigente; cumplimiento de los estándares de las normas de interoperabilidad (ENI); integración diaria de la documentación digitalizada para que pueda ser visualizada desde la aplicación de historia clínica electrónica del Hospital; encarpetado de las historias clínicas en papel, una vez digitalizadas y establecimiento de un circuito de continuidad para la digitalización de la documentación incorporada a la historia clínica previamente digitalizada.

Las imágenes digitalizadas llevarán asociada una firma digital que garantice que es una copia veraz del documento físico en soporte papel y se almacenarán en un servidor propio de SACYL. Una vez se finalice el proceso de digitalización e indexación, la gestión del archivo digitalizado seguirá realizándose por personal de plantilla del Hospital, que recibirá la formación precisa para que se produzca una continuidad del servicio.

Documentación clínica del Complejo Asistencial de Soria

La documentación clínica del Complejo Asistencial de Soria se encuentra en el archivo activo de historias clínicas (unas 120.000 historias clínicas), ubicado en dos espacios físicos distintos, en la planta baja del Hospital Santa Bárbara, con una superficie total de 640 metros cuadrados. El propio Hospital es el responsable de la gestión del archivo y de la custodia de las historias clínicas

La digitalización de las historias clínicas (pocos hospitales cuentan con esta tecnología a nivel nacional y sólo algunos en nuestra Comunidad, como el Hospital Río Hortega de Valladolid y el Complejo Asistencial Universitario de Burgos) es un proyecto estratégico tanto para SACYL como para el propio Complejo Asistencial de Soria, pues se trata de uno de los requisitos necesarios para conseguir la completa implantación de la historia clínica electrónica en todos los centros de la Gerencia de Asistencia Sanitaria de Soria (GASSO).

Entre los objetivos principales de este proyecto destacan: fomentar y completar de manera definitiva el uso de la historia clínica electrónica entre todos los profesionales de la GASSO; favorecer la integración entre los dos niveles asistenciales (Primaria y Especializada), con acceso inmediato a la información clínica; mejora de aspectos fundamentales como confidencialidad, intimidad y seguridad (con amplias garantías en la Ley de Protección de Datos, como el control de accesos –trazabilidad- para garantizar la seguridad legal); eliminación progresiva de los archivos en formato papel, dando un paso decidido a la incorporación a las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC); y liberación de espacios físicos para otros fines asistenciales, haciéndolo coincidir con el inicio de las obras de la Fase II de reforma y ampliación del Hospital Santa Bárbara.

Destacar, además, que una vez que concluya la ejecución del proyecto se pueden conseguir indudables beneficios en materias como seguridad, rapidez de acceso a la historia, mayor disponibilidad, usabilidad (dos profesionales pueden acceder simultáneamente a la historia), integridad (se garantiza su conservación) y sostenibilidad ambiental y económica.

Las historias digitalizadas quedarán integradas y serán accesibles desde ‘Jimena 3’ (aplicativo de historia clínica de SACYL). La ordenación de los documentos a digitalizar se realizará según los siguientes agrupadores: Consultas Externas, Hospitalización, Urgencias, Hospital de Día y Cirugía Ambulatoria.