Una auditoría analiza los servicios de la Junta durante el estado de alarma

La Junta de Castilla y León ha realizado una auditoría extraordinaria para analizar la forma en que se han ejercido las funciones encomendadas a los distintos servicios de la Administración de la Comunidad de Castilla y León y con ello obtener datos sobre el cumplimiento de estas funciones así como las ventajas, las facilidades, los inconvenientes o las dificultades que surgidas para llevarlas a cabo entre el 16 de marzo al 30 de abril de este año.

El informe final que la Consejería de Transparencia, Ordenación del Territorio y Acción Exterior hace público hoy detalla cómo y con qué medios han realizado su trabajo los empleados públicos de cada uno de los centros directivos de las consejerías y de las unidades administrativas de las delegaciones territoriales analizados, qué sistemas de organización del trabajo se han utilizado y qué obstáculos se han encontrado para cumplir su cometido.

Para su elaboración se ha utilizado la técnica de muestreo sobre la actividad de 1.462 empleados públicos correspondientes a diecinueve centros directivos o unidades administrativas, seleccionados de forma que hubiera un reparto equitativo entre las distintas consejerías y delegaciones territoriales. De esa cifra total analizada, 477 empleados públicos corresponden a diez centros directivos de las consejerías y 985 a nueve unidades administrativas de las delegaciones territoriales.

En lo que respecta a Soria, el análisis se ha centrado en la labor de 56 empleados públicos de la Dirección Provincial de Educación.

La Inspección General de Servicios –dependiente de la Dirección General de Atención al Ciudadano y Calidad de los Servicios- recabó las siguientes informaciones: primero, recursos humanos con que ha contado la unidad para desarrollar sus funciones concretando la modalidad con la que han realizado su trabajo en esta situación; segundo, los medios materiales con que ha contado cada empleado público para realizar su trabajo; tercero, el sistema de organización del trabajo utilizado (si se han fijado objetivos a las unidades o a las personas individualmente, si se ha mantenido el contacto entre los trabajadores, por medio del WhatsApp, videollamadas individuales o grupales, etc. o cualquier otra forma de organización); cuarto, las dificultades que se han encontrado para el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas; y quinto, las Ventajas que hayan podido surgir de la realización del trabajo a distancia, etc.

Medios personales y materiales

A la luz del análisis realizado, la Inspección General de Servicios concluye que los centros directivos o unidades administrativas de menor tamaño han tenido mayores facilidades para gestionar los recursos humanos debido a que la comunicación y la organización de grupos pequeños siempre es más fluida y más sencilla. Asimismo, la dificultad en la organización ha dependido de la clase de personal adscrito a cada centro directivo o unidad administrativa.

Los empleados públicos que han trabajado han sido un 89,3% de la muestra analizada y los que no han trabajado han sido un 10,7%, y dentro de estos últimos los que han estado de baja durante la mayor parte de este periodo representan un 4,9% del total de los efectivos, y los que han estado en otras situaciones un 5,8%, entre las se encuentran el permiso por maternidad o paternidad, las vacaciones, los liberados sindicales y el deber inexcusable previsto en la disposición séptima, apartado b), del Acuerdo 9/2020, de 12 de marzo, de la Junta de Castilla y León, sobre medidas a adoptar en los centros de trabajo dependientes de la Administración de la Comunidad Autónoma con motivo de la COVID-19, supuesto este último en el que han estado 74 efectivos, lo que supone un 5% del total.

Entre los que han trabajado, han realizado su trabajo exclusivamente de forma presencial un 32,6%, de forma no presencial un 38,9%, y con un sistema mixto, alternado el trabajo presencial y no presencial, un 17,8%. Estos datos suponen que de los efectivos que han trabajado, un 63,5% han realizado su trabajo de forma no presencial o han utilizado un sistema mixto.

Los medios materiales utilizados han sido ordenadores, teléfonos móviles, tablets y conexión a internet, que en un 96 % de los casos han sido medios personales de los empleados públicos, y solamente en un 4 % de los supuestos ha sido la Administración autonómica la que ha facilitado tales medios.

Reorganización del trabajo y ejercicio de las funciones

En relación con la reorganización del trabajo, todos los jefes de servicio o unidad auditados recibieron instrucciones específicas de sus superiores para la reorganización del trabajo y procedieron a materializarlas, reorganizando el trabajo en su área de gestión. Los responsables del servicio o unidad acudieron al centro de trabajo todos los días, en un 11,9 % de los casos; de forma periódica, en un 25,4 %; y cuando resultó indispensable, en un 62,7 % En cuanto a los trabajadores adscritos a los servicios o unidades han acudido al centro de trabajo en turnos, bien sean diarios, horarios, semanales, etc. en un 31,9 % de los casos; esporádicamente, para recoger documentación, en un 14,9 %; cuando ha resultado indispensable, en un 9,4 %; y todos los días, un 7,4 % de los casos analizados. Es reseñable apuntar que todos los trabajadores siempre se han mantenido en contacto con su centro directivo y que los empleados públicos consultados han asignado una valoración conjunta acerca de la reorganización con una nota de 7,9 puntos sobre 10.

Resultan de interés, entre las cuestiones incluidas en el informe de la Inspección General de Servicios, las conclusiones referentes a la influencia de la situación personal de los empleados públicos en el desarrollo de su trabajo, sobre el tiempo requerido, el volumen y la posibilidad o no de ejercer las funciones asignadas, las ventajas e inconvenientes de este nuevo sistema de trabajo y su valoración sobre el mismo y perspectivas de futuro. Sobre estas cuestiones, el 19,7 % de los trabajadores de la muestra analizada han tenido la necesidad de conciliar su vida laboral y el desempeño de sus funciones con la vida personal y familiar; en el 50,1 % de los casos se considera que el tiempo necesario para desarrollar sus funciones ha sido superior, en un 36,1 % que ha sido el mismo y en un 13,7 % el tiempo necesario se ha visto reducido.

La nueva reorganización del trabajo, en relación con el cumplimiento de las funciones de los servicios o unidades, se ha valorado en un 77,9 % de los casos como positiva o muy positiva; un 18 % de los 1.462 empleados públicos han considerado que no ha afectado al ejercicio de las funciones y un 5,5 % de ellos han mostrado una consideración negativa.

Otro dato que debe tenerse en cuenta es que el 76,49% de los empleados públicos consultados ha afirmado que se pueden ejercer las funciones de forma no presencial, sin ningún tipo de restricción o con alguna adaptación, frente al 13 % que entiende que solamente se podrán ejercer parcialmente y al 2,5 % de los casos que encuentra imposible desarrollar algunas de sus funciones sin el trabajo presencial.

Recomendaciones para la Administración a partir de los resultados de esta auditoría

La Inspección General de Servicios recoge en su informe final sus conclusiones y unas recomendaciones con las que se pretende contribuir a la mejora del modelo de prestación de servicios en régimen no presencial por parte de la Junta de Castilla y León. Una de las recomendaciones es avanzar en nuevas fórmulas de organización del trabajo en la Administración, con medidas oportunas para que las modalidades de trabajo presencial y a distancia compartan protagonismo en lo que debe ser la organización de una Administración moderna, dinámica y adaptada a las necesidades, exigencias y oportunidades propias de un nuevo tiempo, dando un paso más hacia la Administración pública digital.

No menos importante resulta la propuesta de fomentar la dirección y la prestación de servicios por objetivos, entendiéndolas como la oportunidad para avanzar en el diseño de una fórmula aplicable tanto al trabajo presencial como no presencial, que parta del establecimiento de unos objetivos y del refuerzo de los criterios de medición que permitan valorar los avances en las tareas asignadas, evaluar el rendimiento de las personas y las unidades o equipos de gestión y, por tanto, de la organización en su conjunto.

Otras de las recomendaciones que se muestran en el informe final de la auditoría extraordinaria son ampliar el número de procedimientos teletramitables, generalizar la firma digital y el certificado electrónico, una mayor formación de los empleados públicos, elaboración de planes de contingencia, clarificar la concesión de permisos, normalizar el trabajo a distancia como sistema habitual de organización del trabajo, acotar el ámbito de aplicación de este modelo de trabajo y avanzar en la disponibilidad de más medios materiales y técnicos.

El informe completo de la auditoría extraordinaria de la Inspección General de Servicios se puede consultar en este enlace del Portal de Transparencia.